Közönségszolgálati Iroda

A Közönségszolgálati Iroda a megyei tanács elnökének van alárendelve, és a következő szerkezeti felépítéssel rendelkezik:  

a) Közönségszolgálati Osztály; 

b) Bihar megyei Turisztikai Információs és Promóciós Osztály; 

20.szakasz.  A Közönségszolgálati Osztálynak a következő feladatkörei vannak: 

1. tájékoztatja a lakosságot a megyei tanács tevékenységéről; 
2. informálja az állampolgárokat a megyei tanács hatáskörébe tartozó dokumentumok (bizonylatok, igazolások, engedélyek, jóváhagyások) kibocsájtásának módjáról; 
3. a más közintézményekkel, és nem kormányzati szervezetekkel kialakított kapcsolatok keretében, a közösségre vonatkozó információkat nyújt; 
4. elvégzi a beadványok, kérvények iktatását, kiemelését, és azok megoldásának nyomon követését a 2002/27-es számú kormányrendelet szerint, amelyet a 2002/233-as törvény hagyott jóvá; 
5.  iktatja a Bihar Megyei Tanács címére érkező leveleket, a bejövő-kimenő regiszterben, az általános nyilvántartóban, kivéve a személyes levelezést; 
6. naponta ismerteti a levelezést az elnökkel, vagy esetenként, azzal az alelnökkel, aki az elnököt helyettesíti, annak hiányában, a dokumentumok kiosztása miatt; 
7. szétosztja a levelezést a szakigazgatóságok között, az elnök, alelnökök és a megyei főjegyző útmutatásának megfelelően; 
8. kiosztja az írott sajtótermékeket;  
9. elkészíti a Megyei Tanács által küldött akták továbbításának bizonylatait; 
10.  felelős a Megyei Tanács bélyegzőjének helyes használatáért; 
11. vezeti a kérelmek nyilvántartását, megoldásuk érdekében biztosítja az állampolgárok kérelmeinek iktatását és továbbítását, valamint a válaszok időben történő elküldését; 
12. az elküldéskor ellenőrzi a formai követelmények teljesülését az akták megszerkesztésénél, amelyet a vonatkozó jogszabályi rendelkezések, valamint a Bihar Megyei Tanács belső szabályzatai biztosítanak (fejléc, megyei tanács címe, telefonszám, faxszám, hitelesített aláírások, az akták elkészítője nevének kezdőbetűi, a gépelt oldalak száma és a darabszám)  
13.  postán elküldi a levelezést; 
14. a kézbesítést igazoló bizonylatok alapján kezeli és nyilvántartja a postai bélyegeket; 
15.  együttműködik az intézmény szakosztályaival és igazgatóságaival az állampolgároknak nyújtott információkat tartalmazó adatbázis folyamatos frissítésében; 
16. kidolgozza, megszerkeszti, kiadja és ingyenesen terjeszti az információkat közlő lapokat az állampolgárok számára; 
17. biztosítja a dokumentumok kezelését, továbbítását az intézményen belül, egészen a szakigazgatóságokhoz, elkészíti ezek nyilvántartását, az átadást-átvételt tartalmazó jegyzék alapján; 
18. iktatja, megszerkeszti és elküldi a válaszokat online formában, az intézmény honlapjára érkező beadványokra; 
19. belső értesítőket ad ki az illetékes osztályok részére, a kért információk összegyűjtésének érdekében; 
20. iktatja az intézmény belső tevékenységével kapcsolatos dokumentumokat; 
21.  nyomon követi a jogszabályok változását tevékenységi területének keretében, s ennek megfelelően alakítja ki a munkamódszert és munkaprogramot;  
22. a 2001/544-es törvény szerint biztosítja a közérdekű információkhoz való hozzáférést: 

– szóbeli tájékoztatást nyújt a közérdekű információról; 

– ingyenes formanyomtatványokat biztosít az érdeklődőknek;  

– átveszi és iktatja a közérdekű információk kérésére vonatkozó igénylést; 

– átveszi és iktatja a közigazgatási panaszokat; 

–intézményen belül értesítőket ad ki az illetékes osztályok részére, a kért információk összegyűjtésének érdekében 

– megfogalmazza és elküldi a választ a panaszosnak; 

– hivatalból továbbítja a közérdekű információkat; 

– éves jelentést készít a közérdekű információkhoz való hozzáférésről; 

– nyilvántartást készít a közérdekű információkhoz való hozzáféréssel kapcsolatos kérvények és válaszok iktatására.  

1.  a jogszabályi előírásoknak megfelelően átirányítja azokat a leveleket, amelyek nem tartoznak az intézmény hatáskörébe. 
2. biztosítja a Bihar megyei Területi Közrendvédelmi Hatóság (ATOP) üléseinek lebonyolítását, a 2002/787-es kormányhatározat értelmében, amely a Területi Közrendvédelmi Hatóság(ATOP) szervezési és működési szabályzatára vonatkozik: 
3. ellátja a Bihar megyei Területi Közrendvédelmi Hatóság (ATOP) ügyvezető titkárságának tevékenységét, ami az ülések előkészítésére, a dokumentumok és anyagok kidolgozására vonatkozik, amelyeket a hatóság munkabizottságaiban és a plenáris ülésein vitatnak meg;  
4. részt vesz a Bihar megyei Területi Közrendvédelmi Hatóság (ATOP) tagjai által tartandó közmeghallgatásokon: 
5. biztosítja a Bihar megyei Területi Közrendvédelmi Hatóság (ATOP) kommunikációs kapcsolatát a média megyei képviselőivel, annak érdekében, hogy elősegítse a tevékenységek közzétételét, valamint a közérdekű információk szélesebben körben való terjesztését, a Bihar megyei Területi Közrendvédelmi Hatóság (ATOP) működésével és szerepével kapcsolatban; 
6. eleget tesz a romániai minősített információk védelmére vonatkozó országos  előírásoknak, amelyeket a 2002/585-as kormányhatározat szabályoz, a későbbi módosításokkal; 
7. a levéltárral kapcsolatban, a következő feladatkörökkel van felruházva: 

• kezdeményezi és megszervezi az akták jegyzékének összeállítását, ahányszor megváltozik a Bihar Megyei Tanács szakapparátusának szervezeti felépítése;  
• összesíti a Bihar Megyei Tanács szakapparátusa keretében lévő osztályok által kidolgozott, az egyes különleges dokumentumok jegyzékére vonatkozó javaslatait, az iratok jegyzék-tervezetének két példányban történő elkészítését;  
• a Bihar Megyei Tanács elnöke rendeletének értelmében elvégzi az iratcsomók jegyzékének jóváhagyási eljárását, biztosítva a szóban forgó rendelettervezet kidolgozását és megszerkesztését; biztosítja a kapcsolatot az Országos Levéltár Bihar Megyei szolgálatával, és ennek két példányban elküldi a jóváhagyott jegyzéket, annak ellenőrzése és megerősítése céljából; 
• a megerősítést követően továbbítja az akták jegyzékét a Bihar Megyei Tanács szakapparátusának keretében működő összes osztálynak, annak alkalmazása érdekében; nyomon követi a jegyzék használatát az akták elkészítésekkor; 
• ellenőrzi az összes aktát, a Bihar Megyei Tanács szakapparátusának keretében lévő osztályoktól való átvételi eljárás során, nyomon követve az elkészítés módjának betartását, valamint az ezek tartalma, és a leltárba beírt adatok közötti megfelelést, míg ellentmondások magállapítása esetén, közli ezt az aktát készítő osztállyal, hogy elvégezze a szükséges módosításokat; 

• átveszi a Bihar Megyei Tanács szakapparátusa keretében működő osztályoktól az elkészített iratcsomókat, a dokumentumok jegyzékében megállapított témák és a megőrzési időszak szerint, egy előzetes egyeztetés alapján és ezek ellenőrzését követően, a leltár és jegyzőkönyv alapján, valamint elhelyezi azokat, a levéltári raktárban; 
• leltárt készít a levéltári raktárban található nem nyilvántartott dokumentumokról; 
• az irattári nyilvántartás alapján biztosítja a levéltárban elhelyezett iratok és leltárak nyilvántartását; biztosítja az iratok regisztere alapján az összes beiktatott és az irattárból kivett dokumentumok nyilvántartását;  
• gondoskodik a dokumentumok kiválasztásával foglalkozó bizottság kinevezésére vonatkozó rendelettervezet kidolgozásáról;  
• ellátja a dokumentumok kiválasztásával foglalkozó bizottság titkársági feladatait, azáltal, hogy számon tartja a bizottság tagjai összehívásának szükségességét, azon iratcsomók elemzésének érdekében, amelyeknek lejárt a megőrzési határidejük, és amelyeket elvileg javasolni lehet a kivételre, mint használhatatlanok, valamint a kiválasztási jegyzőkönyv elkészítését;  

• biztosítja a törvényben előírt formanyomtatványok elkészítését, az Országos Levéltár Bihar Megyei Szolgálata által végzett, dokumentumok kiválasztásának megerősítésére, az Országos Levéltár Bihar Megyei Szolgálatának keretében működő dokumentumok kiválasztásával foglalkozó bizottság elé terjesztve a kiválasztási jegyzőkönyvet, a megsemmisítésre javasolt dokumentumokkal jegyzékével együtt, mivel értéktelenné váltak, valamint a folyamatosan megőrzött dokumentumok leltárait; 
• a kiválasztást követően biztosítja a dokumentumok eltávolítását az irattár nyilvántartásából, a kiválasztási bizottság által készített jegyzőkönyv alapján, a Bihar Megyei Tanács vezetőségének jóváhagyásával, és az Országos Levéltár Bihar Megyei Szolgálatának engedélyével, valamint a kiválasztott dokumentumok teljes átadását az újrahasznosító egységeknek; 
• biztosítja a dokumentumok kivételét az irattári nyilvántartásokból, a Bihar Megyei Tanács végrehajtó vezetőségének és az Országos Levéltár Bihar Megyei Szolgálatának jóváhagyásával, egy másik levéltárba történő áthelyezés miatt, vagy a természeti katasztrófák, illetve előre nem látható külső esemény következtében tönkrement iratok miatt, amely esetekben nem lehet rendbe tenni a sérülést; 
• biztosítja az irattárak dokumentumai közötti keresést, annak érdekében, hogy kiadják az elkészített és rendelkezésre álló dokumentumok másolatait, valamint a magán- és jogi személyek által igényelt igazolások és bizonylatok másolatát, a kérelmezőkre vonatkozó jogok megszerzése, összhangban az alkalmazandó jogszabályokkal; 
• igazolja, hogy a másolatok megfelelnek az irattárban lévő dokumentumok eredeti példányának, valamint az irattárban lévővel, a következő megjegyzés feltüntetésével: „Az irattárban őrzött eredeti példány szerint”, illetve „Az irattárban őrzött másolat szerint”, amelyet aláírással és bélyegzővel kell ellátni; 

• biztosítja a jogszabályoknak megfelelően, az archívumból származó dokumentumok tudományos kutatásokhoz való felhasználást, valamint egyes közigazgatási tevékenységek megoldásához, információk, dokumentációk előkészítéséhez és másolatok, kivonatok vagy igazolások kiadását; 
• a Bihar Megyei Tanács szakapparátusa keretében működő osztályok rendelkezésre bocsájtja az irattári dokumentumokat, aláírás alapján, nyilvántartást vezet a kikölcsönzött dokumentumokról, míg ezek visszajuttatása után ellenőrzi ezen dokumentumok sértetlenségét, és visszahelyezi azokat az irattárba;   
• biztosítja az e területen érvényes szabályozásoknak megfelelően, az iratok kivételét az archívum raktárából , kutatási célokból, és bejegyzést készít erről egy regiszterbe;  
• az előzetesen megállapított feltételek, az e területen alkalmazandó szabályozások szerint szervezi az irattári raktárt, biztosítja a rend és tisztaság fenntartását ezekben; kéri a Bihar Megyei Tanács végrehajtó vezetőségét, hogy az irattárakat megfelelő módon szerelje fel (bútorokkal, polcokkal, tűzvédelmi felszerelések stb.); 
• tájékoztatja a Bihar Megyei Tanács végrehajtó testületének vezetését a levéltár esetében szükséges, megfelelő megőrzési és tárolási feltételek biztosításáról, és ez irányú intézkedési javaslatokat tesz;  

• tanácsadást és támogatást nyújt a Bihar Megyei Tanács szakapparátusénak keretében működő osztályoknak, a saját hatáskörükbe tartozó levéltári tevékenységek elvégzése érdekében;  
• az Országos Levéltár megbízottjának rendelkezésére bocsátja, az ellenőrzési akció miatt igényelt, az irattár helyzetével kapcsolatos összes dokumentumot;  
• előkészíti azokat a dokumentumokat, és ezek nyilvántartását, amelyeket az Országos Levéltárnál helyeznek el állandó tárolás céljából, hogy szükség esetén, a jogszabályi előírásoknak megfelelően átadják azokat; 
• írásban közli, 30 napon belül az Országos Levéltár Bihar Megyei Szolgálatával, a Bihar Megyei Tanács szakapparátusa tevékenységében történő megalakítást, átszervezést, vagy bármilyen más változást, aminek kihatása van az irattár speciális tevékenységére; haladéktalanul közli az Országos Levéltár Bihar Megyei Szolgálatával, az archívum raktáraiban történő esetleges vészhelyzeteket; 
• javaslatokat tesz annak megállapítására, hogy milyen díjszabásokat határoznak meg, az irattárban létrehozott és tárolt dokumentumok másolatainak és kivonatainak kiadásáért, magán- vagy jogi személyek igénylése esetén, mások mint, az állami hatóságok, közintézmények, vagy bíróságok; 

8. egyéb, a jogszabályokból és a megyei tanács vezetőségének rendeleteiből adódó feladatokat lát el  saját hatáskörben; 

Bihar megyei Turisztikai Információs és Promóciós Osztály 

A Bihar megyei Turisztikai Információs és Promóciós Osztály a következő sajátos feladatokat látja el: 

a)általános információk nyújtása a turisztikai kínálatról, valamint a helyi, regionális, vagy országos turisztikai látványosságokról;

b)arománul és legalább egy nemzetközileg használt nyelven készült, helyi, regionális vagy országos népszerűsítő anyagokat bocsájt a turisták rendelkezésére; 

c) ingyenes szolgáltatásként információkat nyújt a helyi szállásajánlatokról; 

d)információkat nyújt a közszállítási jegyek foglalásának lehetőségeiről;

e)információkat nyújt,a helyi, országos, szakképesítéssel rendelkező idegenvezetőkről; 

f)belső és külső általános marketing tevékenységek szervezése vagy társszervezése , a helyi és regionális turisztikai forgalom növelésének érdekében;

g) ingyenesenszolgáltatásként tanácsadást nyújt a különféle helyi, regionális és országos turisztikai termékek kiválasztásáról; 

h) turisztikai kérdésekbenegyüttműködik a helyi és regionális szervezetekkel (helyi közigazgatási szervekkel, kereskedelmi kamarákkal, regionális fejlesztési ügynökséggel, a úticél–kezelő szervezettel, más országos/helyi turisztikai információs és népszerűsítő központokkal stb.).; 

i) együttműködikaz idegenforgalom területén, a turizmus tekintetében illetékes központi közigazgatási hatósággal, és ezek kérésére statisztikai adatokat szolgáltat a helyi és regionális turisztikai forgalomról, adatokat a turisztikai forgalom növelésében szerepet játszó helyi és regionális eseményekről,  valamint egyéb információk nyújtása a helyi és regionális turisztikai tevékenységekkel, és a turisztikai kínálattal kapcsolatban; 

j)piackutatási tevékenység elvégzése helyi és regionális szinten,a helyi és regionális  turizmus fejlesztésére és turisztikai marketingre vonatkozó  javaslatok elemzése, megtervezése, szervezése és kidolgozása, együttműködve a helyi közigazgatási szervekkel, és az illetékes központi közigazgatási hatósággal; 

k)az illetékes hatóságok tájékoztatása a turisztikai szolgáltatások minőségével kapcsolatos, helyi szinten történő panaszok megoldásáról; 

l)promóciós anyagok kidolgozása, megvalósítása a turisztikai akciók népszerűsítésének érdekében: ismertető szórólapok, könyvecskék, információs táblák, térképek, a települések térképei, idegenvezetés, CD-ék, DVD-ék, plakátok, információs és/vagy népszerűsítő honlapok;

m)önkéntesekkel történő együttműködés;

n)együttműködés a magánszektorral, a turizmussal kapcsolatos kutatások elvégzéséhez szükséges feladatok teljesítéséhez, népszerűsítő anyagok készítéséhez, a turisztikai fogadó egységekkelkapcsolatos információk gyűjtése; 

o)a természeti és kulturális örökség nyilvántartása a turisztikaiúticélokból, a községekben, városokban, municípiumokban, megyékben, régiókban (közigazgatási, néprajzi, országos/természeti parkok stb.) ;