A Tanácsosokkal való kapcsolattartással foglalkozó osztály a megyei főjegyzőjének van alárendelve, és a következő sajátos feladatkörökkel rendelkezik:
- biztosítja a gyűlésre való iratcsomók és a megyei tanács üléseire szóló meghívók elküldését a megyei tanácsosok számára;
- támogatja a megyei tanács által megvitatandó anyagok elkészítését;
- meghozza a szükséges intézkedéseket annak érdekében, hogy a sajtóban közzétegyék a Bihar Megyei Tanács rendes és rendkívüli üléseinek összehívásáról szóló rendeletet, a törvény által előírt határidőket betartva;
- nyilvántartást vezet a megyei tanácsosok jelenlétéről, igazolt vagy igazolatlan hiányzásáról a szakbizottságok gyűlésein, és a Bihar Megyei Tanács gyűlésein ;
- elvégzi a szakbizottságok esetében a technikai titkársági teendőket annak érdekében, hogy megszerezze a szükséges jóváhagyásokat az egyes határozattervezetek napirendre tűzésére, a Bihar Megyei Tanács üléseire;
- biztosítja a kapcsolatot a megyei tanácsosok és bármely érdekelt magánszemély vagy jogi személy között, a hatályos jogszabályoknak megfelelően;
- nyilvántartást vezet a megyei tanácsosokról, beleértve a politikai alakulatokat, a választási és politikai szövetségeket, valamint az ezekkel történő kapcsolattartás módját( telefon, fax, elektronikus levél)
- kapcsolatot tart a Bihar Megyei Tanács szakbizottságainak elnökeivel, meghatározva a szakbizottságok üléseinek időpontját és idejét;
- biztosítja a megyei tanácsosok összehívását a szakbizottságok üléseire, valamint a Bihar Megyei Tanács rendes/rendkívüli üléseire;
- elkészíti a Bihar Megyei Tanács gyűléseinek iratcsomóit és felelős ezek megrendeléséért, megőrzéséért, valamint az irattárban való elhelyezéséért;
- elrendeli, megőrzi és elhelyezi az irattárba a Bihar Megyei Tanács által elfogadott határozatokat és a megyei tanács elnökének rendeleteit;
- beiktatja és nyilvántartja az elnök rendeleteit és a megyei tanács határozatait, valamint a határozat- és rendelettervezeteket, biztosítja ezek sokszorosítását és továbbítását, adott esetben intézkedik azok sajtóban való közzétételről, a törvényes határidőn belül;
- együttműködik az elnökévi jelentésének elkészítésében, amely a megyei közigazgatás helyzetéről és tevékenységéről, valamint a saját feladatkörökről, és a megyei tanácsosok, illetve a szakbizottságok éves jelentéséről szól;
- elkészíti a megyei tanács ülésein megállapított feladatok ütemtervét, határozatait, rendeleteit, havonta tájékoztatja a Bihar Megyei Tanács vezetőségét azok teljesítésének helyzetéről;
- benyújtja a Bihar Megyei Prefektusi Hivatalához a határozatokat és rendeleteket a törvényes előírásoknak megfelelően, a prefektus törvényességi ellenőrzésének végrehajtására ;
- meghozza a szükséges intézkedéseket, hogy a Bihar Megyei Tanács honlapján közzé tegyék a közérdekű információkat (a megyei tanácsülések jegyzőkönyvei, határozatai), a megyei tanács elnöke rendeletében meghatározott módszertan szerint;
- biztosítja a kijelölt személyen keresztül a megyei tanácsosok vagyonbevallására és összeférhetetlenségi nyilatkozatára vonatkozó törvényes előírások végrehajtását (a nyilatkozatok bejegyzése a speciális nyilvántartásokba, a bizonylat kiadása, hiteles másolatok küldése az Országos Feddhetetlenségi Ügynökségnek, a vagyoni és összeférhetetlenségi nyilatkozatok közzététele a honlapon stb.);
- elvégzi a Bihar Megyei Tanács üléseinek, valamint a vezetőség által elrendelt egyéb ülések hatékony megszervezéséhez szükséges technikai titkársági munkát;
- biztosítja a Bihar Megyei Tanács ülésén történő viták, valamint az intézmény vezetősége által elrendelt egyéb gyűlések megbeszéléseinek lejegyzését, ezekről jegyzőkönyvet készít;
- kidolgozza és megszerkeszti a megyei tanács határozattervezeteit és az elnök rendeleteit, az osztály hatáskörébe tartozó tevékenységi területek esetében;
- kidolgozza és megszerkeszti az elnök rendelettervezeteit a Bihar Megyei Tanács rendes/rendkívüli ülésének összehívására vonatkozólag;
- kidolgozza és megszerkeszti a megyei tanács Szervezési és Működési Szabályzatának elfogadására vonatkozó határozattervezetet;
- jelentéseket készít, mint illetékes osztály, az erre vonatkozóan számára kiosztott határozattervezetekről;
- biztosítja a Bihar Megyei Tanács vezetősége (elnök, alelnökök) által tartandó meghallgatások programjának megfelelő lebonyolítását, és esetenként a Bihar Megyei Tanács elnöke által a megyében tartandó meghallgatások esetében is:
– részt vesz a Bihar Megyei Tanács vezetősége által tartott meghallgatásokon, biztosítva azok rögzítését a meghallgatási jegyzőkönyvbe;
– nyilvántartást vezet a meghallgatásokról egy speciális regiszterben;
– nyomon követi a meghallgatásokon hozott intézkedések végrehajtását,
– megfelelő időn belül közli a választ a meghallgatás résztvevőivel
- biztosítja a Bihar Megyei Tanács honlapján, külön címkében szereplő Bihar megye Helyi Hivatalos Közlönyében történő közzétételét az 1. Függelékben lévő dokumentumoknak– a közigazgatási-területi egységek/alegységek hivatalos közlönyeinek megszervezésére és közzétételére vonatkozó eljárás, elektronikus formában , a Közigazgatási Kódexre vonatkozó 2019/57.-es számú sürgősségi kormányrendeletből, az utólagos módosításokkal és kiegészítésekkel,
- biztosítja a fent említett dokumentumok román és magyar nyelven történő közzétételét;
- biztosítja a közigazgatási eljárások nyomon követését;
- közzéteszi a megyei tanács elnöke által kibocsátott közigazgatási iratokat, esetenként, a normatív jellegűeket;