Tanácssokkal Való Kapcsolattartással Foglalkozó Osztály

A Tanácsosokkal való kapcsolattartással foglalkozó osztály a megyei főjegyzőjének van alárendelve, és a következő sajátos feladatkörökkel rendelkezik: 

1. biztosítja a gyűlésre való iratcsomók és a megyei tanács üléseire szóló meghívók elküldését a megyei tanácsosok számára; 
2. támogatja a megyei tanács által megvitatandó  anyagok elkészítését; 
3. meghozza a szükséges intézkedéseket  annak érdekében, hogy a sajtóban közzétegyék a Bihar Megyei Tanács rendes és rendkívüli üléseinek összehívásáról szóló rendeletet, a törvény által előírt határidőket betartva; 
4. nyilvántartást vezet a megyei tanácsosok jelenlétéről, igazolt vagy igazolatlan hiányzásáról a szakbizottságok gyűlésein, és a Bihar Megyei Tanács gyűlésein ; 
5. elvégzi a szakbizottságok esetében a technikai titkársági teendőket annak érdekében, hogy megszerezze a szükséges jóváhagyásokat az egyes határozattervezetek napirendre tűzésére, a Bihar Megyei Tanács üléseire; 
6. biztosítja a kapcsolatot a   megyei tanácsosok és bármely érdekelt  magánszemély vagy jogi személy  között, a hatályos jogszabályoknak megfelelően; 
7.  nyilvántartást vezet a megyei tanácsosokról, beleértve a politikai alakulatokat, a választási és politikai szövetségeket,   valamint az ezekkel történő kapcsolattartás módját( telefon, fax, elektronikus levél)  
8. kapcsolatot tart a Bihar Megyei Tanács szakbizottságainak elnökeivel, meghatározva a szakbizottságok üléseinek időpontját és idejét; 
9. biztosítja a megyei tanácsosok összehívását a szakbizottságok üléseire, valamint a Bihar Megyei Tanács rendes/rendkívüli üléseire; 
10. elkészíti a Bihar Megyei Tanács gyűléseinek iratcsomóit és felelős ezek megrendeléséért, megőrzéséért, valamint az irattárban való elhelyezéséért; 
11. elrendeli, megőrzi és elhelyezi az irattárba a Bihar Megyei Tanács által elfogadott határozatokat és a megyei tanács elnökének rendeleteit; 
12. beiktatja és nyilvántartja az elnök rendeleteit és a megyei tanács határozatait, valamint a határozat- és rendelettervezeteket, biztosítja ezek sokszorosítását és továbbítását, adott esetben intézkedik azok sajtóban való közzétételről, a törvényes határidőn belül; 
13. együttműködik az elnökévi jelentésének elkészítésében, amely a megyei közigazgatás helyzetéről és tevékenységéről, valamint a  saját feladatkörökről, és a megyei tanácsosok, illetve a szakbizottságok éves jelentéséről szól; 
14. elkészíti a megyei tanács ülésein megállapított feladatok ütemtervét, határozatait, rendeleteit, havonta tájékoztatja a Bihar Megyei Tanács vezetőségét azok teljesítésének helyzetéről; 
15. benyújtja a Bihar Megyei Prefektusi Hivatalához  a határozatokat és rendeleteket a törvényes előírásoknak megfelelően, a prefektus törvényességi ellenőrzésének végrehajtására ; 
16. meghozza a szükséges intézkedéseket, hogy a Bihar Megyei Tanács honlapján közzé tegyék a közérdekű információkat (a megyei tanácsülések jegyzőkönyvei, határozatai), a megyei tanács elnöke rendeletében meghatározott módszertan szerint; 
17. biztosítja a kijelölt személyen keresztül a megyei tanácsosok vagyonbevallására és összeférhetetlenségi nyilatkozatára vonatkozó törvényes előírások végrehajtását (a nyilatkozatok bejegyzése a speciális nyilvántartásokba, a bizonylat kiadása, hiteles másolatok küldése az Országos Feddhetetlenségi Ügynökségnek, a vagyoni és összeférhetetlenségi nyilatkozatok közzététele a honlapon stb.); 
18. elvégzi a Bihar Megyei Tanács üléseinek, valamint a vezetőség által elrendelt egyéb ülések hatékony megszervezéséhez szükséges technikai titkársági munkát; 
19. biztosítja  a Bihar Megyei Tanács ülésén történő viták, valamint az intézmény vezetősége által elrendelt egyéb gyűlések megbeszéléseinek lejegyzését, ezekről jegyzőkönyvet készít; 
20. kidolgozza és megszerkeszti a megyei tanács határozattervezeteit és az elnök rendeleteit, az osztály hatáskörébe tartozó tevékenységi területek esetében; 
21. kidolgozza és megszerkeszti az elnök rendelettervezeteit a Bihar Megyei Tanács rendes/rendkívüli ülésének összehívására vonatkozólag;  
22. kidolgozza és megszerkeszti a megyei tanács Szervezési és Működési Szabályzatának elfogadására vonatkozó határozattervezetet;  
23. jelentéseket készít, mint illetékes osztály, az erre vonatkozóan számára kiosztott határozattervezetekről; 
24. biztosítja a Bihar Megyei Tanács vezetősége (elnök, alelnökök) által tartandó meghallgatások programjának megfelelő lebonyolítását, és esetenként a Bihar Megyei Tanács elnöke által a megyében tartandó meghallgatások esetében is: 

– részt vesz a Bihar Megyei Tanács vezetősége által tartott meghallgatásokon, biztosítva azok rögzítését a meghallgatási jegyzőkönyvbe; 

– nyilvántartást vezet a meghallgatásokról egy speciális regiszterben; 

– nyomon követi a meghallgatásokon hozott intézkedések végrehajtását, 

– megfelelő időn belül közli a választ a meghallgatás résztvevőivel  

1. biztosítja a Bihar Megyei Tanács honlapján, külön címkében szereplő Bihar megye Helyi Hivatalos Közlönyében történő közzétételét az 1. Függelékben lévő dokumentumoknak– a közigazgatási-területi egységek/alegységek hivatalos közlönyeinek megszervezésére és közzétételére vonatkozó eljárás, elektronikus formában , a Közigazgatási Kódexre vonatkozó 2019/57.-es számú sürgősségi kormányrendeletből, az utólagos módosításokkal és kiegészítésekkel,  
2. biztosítja a fent említett dokumentumok román és magyar nyelven történő közzétételét; 
3. biztosítja a közigazgatási eljárások nyomon követését;  
4. közzéteszi a megyei tanács elnöke által kibocsátott közigazgatási iratokat, esetenként, a  normatív jellegűeket;